Odoo Dokumenten Management
Dokumente zentralisieren. Prozesse vereinfachen. Mit Odoo effizienter arbeiten.
Verträge in gemeinsamen Ordnern. Rechnungen in E-Mail-Postfächern. Projektdokumente auf einzelnen Computern. HR-Unterlagen an ganz anderer Stelle.
Wenn Dokumente nicht in die Geschäftsprozesse integriert sind, verbringen Mitarbeitende unnötig viel Zeit mit der Suche nach Informationen, der Prüfung von Versionen und der manuellen Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen.
Odoo Dokumentenmanagement vereint Ihre Dokumente und Geschäftsprozesse in einer zentralen digitalen Umgebung.
Mit der Odoo-App „Dokumente“ können Ihre Teams Geschäftsdokumente direkt in Odoo organisieren, teilen, bearbeiten und verwalten – und gleichzeitig mit den Bereichen Vertrieb, Buchhaltung, Personalwesen, Projekte, Einkauf und weiteren operativen Prozessen verknüpfen.
Die ITIS AG unterstützt Unternehmen bei der Implementierung und Konfiguration von Odoo Dokumentenmanagement, abgestimmt auf ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe.
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Dokumente zentralisieren. Prozesse vereinfachen. Mit Odoo effizienter arbeiten.
Verträge in gemeinsamen Ordnern. Rechnungen in E-Mail-Postfächern. Projektdokumente auf einzelnen Computern. HR-Unterlagen an ganz anderer Stelle.
Wenn Dokumente nicht in die Geschäftsprozesse integriert sind, verbringen Mitarbeitende unnötig viel Zeit mit der Suche nach Informationen, der Prüfung von Versionen und der manuellen Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen.
Odoo Dokumentenmanagement vereint Ihre Dokumente und Geschäftsprozesse in einer zentralen digitalen Umgebung.
Mit der Odoo-App „Dokumente“ können Ihre Teams Geschäftsdokumente direkt in Odoo organisieren, teilen, bearbeiten und verwalten – und gleichzeitig mit den Bereichen Vertrieb, Buchhaltung, Personalwesen, Projekte, Einkauf und weiteren operativen Prozessen verknüpfen.
Die ITIS AG unterstützt Unternehmen bei der Implementierung und Konfiguration von Odoo Dokumentenmanagement, abgestimmt auf ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe.
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Was Ist Odoo Dokumenten Management?
Odoo Documents ist die integrierte Dokumentenmanagement-Anwendung von Odoo zur Speicherung, Organisation und Verarbeitung von Unternehmensdokumenten.
Anstatt ein separates Dokumentenarchiv zu betreiben, das nicht mit Ihrem ERP-System verbunden ist, können Dokumente direkt in die Prozesse integriert werden, in denen sie tatsächlich benötigt werden.
Ihre Mitarbeitenden verwalten Dokumente in einer zentralen Umgebung und verknüpfen diese mit relevanten Odoo-Datensätzen und Workflows.
So entsteht ein digitaler Arbeitsplatz, an dem Informationen nicht einfach nur gespeichert werden, sondern zu einem integralen Bestandteil Ihrer operativen Prozesse werden.
Was ist Odoo Dokumenten Management?
Odoo Documents ist die integrierte Dokumentenmanagement-Anwendung von Odoo zur Speicherung, Organisation und Verarbeitung von Unternehmensdokumenten.
Anstatt ein separates Dokumentenarchiv zu betreiben, das nicht mit Ihrem ERP-System verbunden ist, können Dokumente direkt in die Prozesse integriert werden, in denen sie tatsächlich benötigt werden.
Ihre Mitarbeitenden verwalten Dokumente in einer zentralen Umgebung und verknüpfen diese mit relevanten Odoo-Datensätzen und Workflows.
So entsteht ein digitaler Arbeitsplatz, an dem Informationen nicht einfach nur gespeichert werden, sondern zu einem integralen Bestandteil Ihrer operativen Prozesse werden.
Schluss mit der Ordner durchsuchen. Arbeiten Sie effizient mit Ihren Dokumenten.
Traditionelle Dateiablagen wachsen häufig über Jahre hinweg unstrukturiert. Mit der Zeit entstehen in Unternehmen typische Probleme:
Dokumente sind auf Netzlaufwerken und lokalen Computern verteilt.
Mehrere Versionen derselben Datei sind im Umlauf.
Anhänge sind in langen E-Mail-Verläufen verborgen.
Zugriffsberechtigungen sind unklar.
Dokumente werden manuell zwischen Abteilungen weitergeleitet.
Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit der Informationssuche.
Geschäftsdokumente sind nicht mit ERP-Prozessen verknüpft.
Odoo hilft dabei, diese fragmentierten Abläufe durch ein strukturiertes, zentrales Dokumentenmanagement zu ersetzen, das direkt in Ihr Geschäftssystem integriert ist.
Schluss mit Ordner durchsuchen. Arbeiten Sie effizient mit Ihren Dokumenten.
Traditionelle Dateiablagen wachsen häufig über Jahre hinweg unstrukturiert. Mit der Zeit entstehen in Unternehmen typische Probleme:
Dokumente sind auf Netzlaufwerken und lokalen Computern verteilt.
Mehrere Versionen derselben Datei sind im Umlauf.
Anhänge sind in langen E-Mail-Verläufen verborgen.
Zugriffsberechtigungen sind unklar.
Dokumente werden manuell zwischen Abteilungen weitergeleitet.
Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit der Informationssuche.
Geschäftsdokumente sind nicht mit ERP-Prozessen verknüpft.
Odoo hilft dabei, diese fragmentierten Abläufe durch ein strukturiertes, zentrales Dokumentenmanagement zu ersetzen, das direkt in Ihr Geschäftssystem integriert ist.
Ein zentraler Ort für Ihre Geschäftsdokumente
Odoo Documents bietet eine strukturierte Umgebung zur Speicherung und zum Zugriff auf geschäftliche Informationen.
Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens lassen sich Dokumente beispielsweise nach folgenden Bereichen organisieren:
Buchhaltung
Personalwesen
Projekte
Kunden
Lieferanten
Beschaffung
Sales
Interne Verwaltung
Abteilungen
Individuelle Geschäftsprozesse
Ihre Mitarbeitenden greifen dadurch direkt auf die Dokumente zu, die sie für ihre jeweilige Tätigkeit benötigen, anstatt sich durch komplexe Ordnerstrukturen navigieren zu müssen.
Ein zentraler Ort für Ihre Geschäftsdokumente
Odoo Documents bietet eine strukturierte Umgebung zur Speicherung und zum Zugriff auf geschäftliche Informationen.
Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens lassen sich Dokumente beispielsweise nach folgenden Bereichen organisieren:
Buchhaltung
Personalwesen
Projekte
Kunden
Lieferanten
Beschaffung
Sales
Interne Verwaltung
Abteilungen
Individuelle Geschäftsprozesse
Ihre Mitarbeitenden greifen dadurch direkt auf die Dokumente zu, die sie für ihre jeweilige Tätigkeit benötigen, anstatt sich durch komplexe Ordnerstrukturen navigieren zu müssen.
Dokumente mit Ordnern und Tags organisieren
Nicht jedes Unternehmen organisiert seine Informationen auf dieselbe Weise.
Odoo ermöglicht es, Dokumente mithilfe von Ordnern und Tags zu strukturieren. So entsteht eine Dokumentenablage, die Ihre internen Prozesse widerspiegelt.
Beispielsweise können Dokumente nach folgenden Kriterien kategorisiert werden:
Organisieren Sie Dokumente mit Ordnern und Tags
Nicht jedes Unternehmen organisiert seine Informationen auf dieselbe Weise.
Odoo ermöglicht es, Dokumente mithilfe von Ordnern und Tags zu strukturieren. So entsteht eine Dokumentenablage, die Ihre internen Prozesse widerspiegelt.
Beispielsweise können Dokumente nach folgenden Kriterien kategorisiert werden:
Abteilung
Finanzen, Personalwesen, Vertrieb, operative Bereiche oder Geschäftsleitung.
Dokumenten Typ
Verträge, Rechnungen, Angebote, Zertifikate oder Personalunterlagen.
Abteilung
Finanzen, Personalwesen, Vertrieb, operative Bereiche oder Geschäftsleitung.
Dokumenten Typ
Verträge, Rechnungen, Angebote, Zertifikate oder Personalunterlagen.
Projekt
Ordnen Sie relevante Dokumente bestimmten Kundenprojekten oder internen Projekten zu.
Status
Dokumente lassen sich entsprechend ihrem aktuellen Bearbeitungsstand klassifizieren.
Projekt
Ordnen Sie relevante Dokumente bestimmten Kundenprojekten oder internen Projekten zu.
Status
Dokumente lassen sich entsprechend ihrem aktuellen Bearbeitungsstand klassifizieren.
Eine durchdachte Dokumentenstruktur erleichtert es erheblich, Informationen zu finden und effizient zu verwalten.
Eine durchdachte Dokumentenstruktur erleichtert es erheblich, Informationen zu finden und effizient zu verwalten.
Dokumente direkt mit Odoo-Geschäftsprozessen verknüpfen
Hier zeigt sich das besondere Potenzial von Odoo Dokumentenmanagement.
Dokumente müssen nicht als isolierte Dateien existieren. Sie können direkt mit den Geschäftsdaten und Aktivitäten verknüpft werden, in deren Zusammenhang Ihre Mitarbeitenden sie benötigen.
Zum Beispiel:
Dokumente direkt mit Odoo-Geschäftsprozessen verknüpfen
Hier zeigt sich das besondere Potenzial von Odoo Dokumentenmanagement.
Dokumente müssen nicht als isolierte Dateien existieren. Sie können direkt mit den Geschäftsdaten und Aktivitäten verknüpft werden, in deren Zusammenhang Ihre Mitarbeitenden sie benötigen.
Zum Beispiel:
Vertrieb
Halten Sie kundenbezogene Dokumente direkt mit Ihren Vertriebsprozessen verknüpft.
Buchhaltung
Zentralisieren Sie Rechnungen und Finanzdokumente und integrieren Sie die Dokumentenverarbeitung in Ihre Buchhaltungsabläufe.
Einkauf
Verwalten Sie Lieferantendokumente direkt im Zusammenhang mit Ihren Einkaufsaktivitäten.
Vertrieb
Halten Sie kundenbezogene Dokumente direkt mit Ihren Vertriebsprozessen verknüpft.
Buchhaltung
Zentralisieren Sie Rechnungen und Finanzdokumente und integrieren Sie die Dokumentenverarbeitung in Ihre Buchhaltungsabläufe.
Einkauf
Verwalten Sie Lieferantendokumente direkt im Zusammenhang mit Ihren Einkaufsaktivitäten.
Personalwesen
Schaffen Sie einen strukturierten Zugriff auf personenbezogene Dokumente und Personalinformationen.
Projekte
Verknüpfen Sie Dateien direkt mit den Projekten und Aktivitäten, zu denen sie gehören.
Personalwesen
Schaffen Sie einen strukturierten Zugriff auf personenbezogene Dokumente und Personalinformationen.
Projekte
Verknüpfen Sie Dateien direkt mit den Projekten und Aktivitäten, zu denen sie gehören.
Anstatt neben Ihrem ERP-System ein separates Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu betreiben, können Sie mit Odoo Dokumente und operative Prozesse in einer durchgängigen Umgebung zusammenführen.
Anstatt neben Ihrem ERP-System ein separates Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu betreiben, können Sie mit Odoo Dokumente und operative Prozesse in einer durchgängigen Umgebung zusammenführen.
Dokumente sicher teilen
Die Zusammenarbeit an Dokumenten muss nicht bedeuten, dass Anhänge immer wieder per E-Mail versendet werden.
Odoo ermöglicht das Teilen von Dokumenten und Ordnern unter Beibehaltung strukturierter Zugriffsrechte.
Je nach Konfiguration kann Ihr Unternehmen festlegen, wer:
Dokumente ansehen darf
Dokumente bearbeiten darf
Zugriff auf bestimmte Ordner erhält
Mit freigegebenen Informationen arbeiten darf
Über Freigabelinks auf Dokumente zugreifen kann
So schaffen Unternehmen eine besser kontrollierbare Grundlage für den internen und externen Dokumentenaustausch.
Dokumente sicher teilen
Die Zusammenarbeit an Dokumenten muss nicht bedeuten, dass Anhänge immer wieder per E-Mail versendet werden.
Odoo ermöglicht das Teilen von Dokumenten und Ordnern unter Beibehaltung strukturierter Zugriffsrechte.
Je nach Konfiguration kann Ihr Unternehmen festlegen, wer:
Dokumente ansehen darf
Dokumente bearbeiten darf
Zugriff auf bestimmte Ordner erhält
Mit freigegebenen Informationen arbeiten darf
Über Freigabelinks auf Dokumente zugreifen kann
So schaffen Unternehmen eine besser kontrollierbare Grundlage für den internen und externen Dokumentenaustausch.
Rollenbasierter Zugriff auf sensible Informationen
Nicht jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sollte Zugriff auf sämtliche Unternehmensdokumente haben.
Odoo Dokumentenmanagement lässt sich mit Zugriffsberechtigungen konfigurieren, die auf Ihre Organisationsstruktur abgestimmt sind.
Beispiele:
Mitarbeitende im Personalwesen erhalten Zugriff auf Personalunterlagen.
Finanzteams arbeiten mit Buchhaltungsinformationen.
Projektteams greifen auf die für ihre Projekte relevanten Dateien zu.
Die Geschäftsleitung erhält bei Bedarf umfassendere Zugriffsrechte.
Eine sorgfältig geplante Berechtigungsstruktur stellt sicher, dass Mitarbeitende auf die benötigten Informationen zugreifen können, ohne sensible Unternehmensdaten unnötig offenzulegen.
Rollenbasierter Zugriff auf sensible Informationen
Nicht jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sollte Zugriff auf sämtliche Unternehmensdokumente haben.
Odoo Dokumentenmanagement lässt sich mit Zugriffsberechtigungen konfigurieren, die auf Ihre Organisationsstruktur abgestimmt sind.
Beispiele:
Mitarbeitende im Personalwesen erhalten Zugriff auf Personalunterlagen.
Finanzteams arbeiten mit Buchhaltungsinformationen.
Projektteams greifen auf die für ihre Projekte relevanten Dateien zu.
Die Geschäftsleitung erhält bei Bedarf umfassendere Zugriffsrechte.
Eine sorgfältig geplante Berechtigungsstruktur stellt sicher, dass Mitarbeitende auf die benötigten Informationen zugreifen können, ohne sensible Unternehmensdaten unnötig offenzulegen.
Fehlende Dokumente digital anfordern
Wenn Dokumente von Kolleginnen und Kollegen, Kunden oder Lieferanten fehlen, können sich Geschäftsprozesse erheblich verzögern.
Odoo bietet Funktionen, mit denen Dateien direkt über den Dokumentenworkflow angefordert werden können.
Anstatt ausstehende Dokumente manuell in E-Mails und Tabellen nachzuverfolgen, können Sie einen strukturierteren Prozess zur Dokumentenbeschaffung etablieren.
Das ist beispielsweise hilfreich für:
Kundendokumente
Lieferantenunterlagen
Personalakten
Zertifikate
Projektdokumentationen
Verwaltungsunterlagen
Fehlende Dokumente digital anfordern
Wenn Dokumente von Kolleginnen und Kollegen, Kunden oder Lieferanten fehlen, können sich Geschäftsprozesse erheblich verzögern.
Odoo bietet Funktionen, mit denen Dateien direkt über den Dokumentenworkflow angefordert werden können.
Anstatt ausstehende Dokumente manuell in E-Mails und Tabellen nachzuverfolgen, können Sie einen strukturierteren Prozess zur Dokumentenbeschaffung etablieren.
Das ist beispielsweise hilfreich für:
Kundendokumente
Lieferantenunterlagen
Personalakten
Zertifikate
Projektdokumentationen
Verwaltungsunterlagen
PDF Dokumente effizienter verwalten
Viele Unternehmen erhalten gescannte Dateien, in denen mehrere Dokumente in einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst sind.
Odoo Dokumente bietet Funktionen zur Bearbeitung von PDF-Dateien, darunter das Aufteilen mehrseitiger PDFs in einzelne Dokumente.
Das kann den manuellen Aufwand bei der Verarbeitung gescannter Unterlagen reduzieren und Mitarbeitenden helfen, Dokumente korrekt zu organisieren, bevor sie im jeweiligen Geschäftsprozess weiterverarbeitet werden.
PDF Dokumente effizienter verwalten
Viele Unternehmen erhalten gescannte Dateien, in denen mehrere Dokumente in einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst sind.
Odoo Dokumente bietet Funktionen zur Bearbeitung von PDF-Dateien, darunter das Aufteilen mehrseitiger PDFs in einzelne Dokumente.
Das kann den manuellen Aufwand bei der Verarbeitung gescannter Unterlagen reduzieren und Mitarbeitenden helfen, Dokumente korrekt zu organisieren, bevor sie im jeweiligen Geschäftsprozess weiterverarbeitet werden.
Dokumentenbezogene Workflows automatisieren
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem sollte mehr leisten als die reine Speicherung von Dateien.
Odoo unterstützt dokumentenbezogene Aktionen und Automatisierungen, sodass sich wiederkehrende administrative Tätigkeiten in definierte Workflows integrieren lassen.
Abhängig von Ihrer Odoo-Konfiguration und Ihren Geschäftsprozessen können Dokumente beispielsweise folgende Aktionen auslösen oder unterstützen:
Dokumente zuweisen
Informationen kategorisieren
Nachverfolgungen für Aktivitäten erstellen
Dateien an den passenden Prozess weiterleiten
Dokumente innerhalb verknüpfter Odoo-Anwendungen verarbeiten
Das Ziel ist:
Weniger manuelle Dokumentenverwaltung und mehr strukturierte digitale Prozesse.
Dokumentenbezogene Workflows automatisieren
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem sollte mehr leisten als die reine Speicherung von Dateien.
Odoo unterstützt dokumentenbezogene Aktionen und Automatisierungen, sodass sich wiederkehrende administrative Tätigkeiten in definierte Workflows integrieren lassen.
Abhängig von Ihrer Odoo-Konfiguration und Ihren Geschäftsprozessen können Dokumente beispielsweise folgende Aktionen auslösen oder unterstützen:
Dokumente zuweisen
Informationen kategorisieren
Nachverfolgungen für Aktivitäten erstellen
Dateien an den passenden Prozess weiterleiten
Dokumente innerhalb verknüpfter Odoo-Anwendungen verarbeiten
Das Ziel ist:
Weniger manuelle Dokumentenverwaltung und mehr strukturierte digitale Prozesse.
Vom E-Mail-Anhang zum Geschäftsprozess
Betrachten wir ein typisches Beispiel: Ein Lieferant sendet Ihrem Unternehmen ein Dokument.
Traditioneller Prozess
Vom E-Mail-Anhang zum Geschäftsprozess
Betrachten wir ein typisches Beispiel: Ein Lieferant sendet Ihrem Unternehmen ein Dokument.
Traditioneller Prozess
Email erhalten
Anhang heruntergeladen
Email erhalten
Anhang heruntergeladen
Manuell gespeichert
Umbenannt
Manuell gespeichert
Umbenannt
In einen Netzwerk-Ordner verschoben
Informationen in ein weiteres System übertragen
Kollegen informiert
In einen Netzwerk-Ordner verschoben
Informationen in ein weiteres System übertragen
Kollegen informiert
Dabei kommen mehrere Systeme und zahlreiche manuelle Arbeitsschritte zum Einsatz.
Dabei kommen mehrere Systeme und zahlreiche manuelle Arbeitsschritte zum Einsatz.
Mit einer integrierten Odoo-Umgebung
Mit einer integrierten Odoo-Umgebung
Dokument geht ein
Dokument wird gespeichert und kategorisiert.
Dokument wird mit dem relevanten Odoo-Workflow verknüpft.
Dokument geht ein
Dokument wird gespeichert und kategorisiert.
Dokument wird mit dem relevanten Odoo-Workflow verknüpft.
Die zuständige Person bearbeitet das Dokument.
Die Informationen bleiben direkt im Geschäftssystem zugänglich.
Die zuständige Person bearbeitet das Dokument.
Die Informationen bleiben direkt im Geschäftssystem zugänglich.
Das Dokument wird zum Bestandteil des Prozesses, anstatt eine weitere Datei zu sein, die Mitarbeitende separat verwalten müssen.
Das Dokument wird zum Bestandteil des Prozesses, anstatt eine weitere Datei zu sein, die Mitarbeitende separat verwalten müssen.
Odoo Dokumentenmanagement im gesamten Unternehmen
Der größte Mehrwert entsteht, wenn das Dokumentenmanagement mit mehreren Geschäftsbereichen verknüpft ist.
Odoo Dokumentenmanagement im gesamten Unternehmen
Der größte Mehrwert entsteht, wenn das Dokumentenmanagement mit mehreren Geschäftsbereichen verknüpft ist.
Geschäftsbereich
- Vertrieb
- Buchhaltung
- Beschaffung
- HR
- Projekte
- Management
Mögliche Anwendung
- Angebote, Verträge und Kundendokumentationen.
- Rechnungen und Finanzunterlagen.
- Lieferantendokumente und Einkaufsunterlagen.
- Personalunterlagen und administrative Dokumente.
- Projektdateien und Kundendokumentationen.
- Interne Dokumentationen und Unternehmensunterlagen.
Geschäftsbereich
- Vertrieb
- Buchhaltung
- Beschaffung
- HR
- Projekte
- Management
Mögliche Anwendung
- Angebote, Verträge und Kundendokumentationen.
- Rechnungen und Finanzunterlagen.
- Lieferantendokumente und Einkaufsunterlagen.
- Personalunterlagen und administrative Dokumente.
- Projektdateien und Kundendokumentationen.
- Interne Dokumentationen und Unternehmensunterlagen.
Anstatt eine weitere isolierte Softwareumgebung zu schaffen, ermöglicht Odoo die Integration des Dokumentenmanagements in einen umfassenden digitalen Arbeitsplatz.
Anstatt eine weitere isolierte Softwareumgebung zu schaffen, ermöglicht Odoo die Integration des Dokumentenmanagements in einen umfassenden digitalen Arbeitsplatz.
Odoo Dokumente + Odoo ERP
Odoo Dokumente +
Odoo ERP
Ihre Dokumente sollten mit Ihren Geschäftsdaten verknüpft sein.
Das ist einer der wesentlichen Unterschiede zwischen einem eigenständigen Dateiarchiv und einer integrierten Odoo-Umgebung.
Wenn Ihr Unternehmen Odoo bereits in Bereichen wie den folgenden einsetzt oder den Einsatz plant, kann das Dokumentenmanagement nahtlos in dieselbe Plattform integriert werden:
Vertrieb
Buchhaltung
Einkauf
Lager
Projekte
Personalwesen
Helpdesk
Fertigung
Das Dokumentenmanagement wird damit zu einem weiteren vernetzten Bestandteil Ihrer Unternehmensplattform.
Das bedeutet: weniger isolierte Systeme, weniger manuelle Schnittstellen und ein besserer Informationszugriff über Abteilungsgrenzen hinweg.
Ihre Dokumente sollten mit Ihren Geschäftsdaten verknüpft sein.
Das ist einer der wesentlichen Unterschiede zwischen einem eigenständigen Dateiarchiv und einer integrierten Odoo-Umgebung.
Wenn Ihr Unternehmen Odoo bereits in Bereichen wie den folgenden einsetzt oder den Einsatz plant, kann das Dokumentenmanagement nahtlos in dieselbe Plattform integriert werden:
Vertrieb
Buchhaltung
Purchase
Einkauf
Projekte
Personalwesen
Helpdesk
Fertigung
Das Dokumentenmanagement wird damit zu einem weiteren vernetzten Bestandteil Ihrer Unternehmensplattform.
Das bedeutet: weniger isolierte Systeme, weniger manuelle Schnittstellen und ein besserer Informationszugriff über Abteilungsgrenzen hinweg.
Ist Odoo Dokumentenmanagement das Richtige für Ihr Unternehmen?
Odoo Documents kann besonders wertvoll sein, wenn Ihr Unternehmen mit folgenden Herausforderungen konfrontiert ist:
Ist Odoo Dokumentenmanagement das Richtige für Ihr Unternehmen?
Odoo Documents kann besonders wertvoll sein, wenn Ihr Unternehmen mit folgenden Herausforderungen konfrontiert ist:
Mitarbeitende fragen regelmäßig: „Wo finde ich dieses Dokument?“
Mitarbeitende fragen regelmäßig: „Wo finde ich dieses Dokument?“
Mehrere Vertrags- oder Dateiversionen sind intern im Umlauf.
Mehrere Vertrags- oder Dateiversionen sind intern im Umlauf.
Dokumente sind über E-Mails, gemeinsame Laufwerke und lokale Ordner verteilt.
Dokumente sind über E-Mails, gemeinsame Laufwerke und lokale Ordner verteilt.
Dokumente werden manuell zwischen Abteilungen übertragen.
Dokumente werden manuell zwischen Abteilungen übertragen.
Dokumente sind nur unzureichend mit ERP-Daten verknüpft.
Dokumente sind nur unzureichend mit ERP-Daten verknüpft.
Zugriffsrechte lassen sich nur schwer verwalten.
Zugriffsrechte lassen sich nur schwer verwalten.
Wiederkehrende administrative Aufgaben rund um Dokumente nehmen zu viel Zeit in Anspruch.
Wiederkehrende administrative Aufgaben rund um Dokumente nehmen zu viel Zeit in Anspruch.
Der Bedarf, interne Prozesse zu digitalisieren, wächst.
Der Bedarf, interne Prozesse zu digitalisieren, wächst.
Wenn Ihnen mehrere dieser Situationen bekannt vorkommen, sollte das Dokumentenmanagement als Bestandteil Ihrer übergreifenden Digitalisierungsstrategie betrachtet werden.
Wenn Ihnen mehrere dieser Situationen bekannt vorkommen, sollte das Dokumentenmanagement als Bestandteil Ihrer übergreifenden Digitalisierungsstrategie betrachtet werden.
Mehr als die Installation einer Odoo-App
Die Installation der App „Dokumente“ ist unkompliziert.
Ein Dokumentenmanagementsystem zu gestalten, das tatsächlich zu Ihrem Unternehmen passt, ist dagegen eine anspruchsvollere Aufgabe.
Vor der Implementierung sollten Unternehmen folgende Fragen klären:
Wie sollen Dokumente strukturiert werden?
Welche Ordner und Kategorien werden benötigt?
Welche Tags sollen verwendet werden?
Wer soll auf welche Informationen zugreifen dürfen?
Welche Dokumente sollen mit welchen Odoo-Prozessen verknüpft werden?
Welche bestehenden Dokumente müssen migriert werden?
Welche Tätigkeiten lassen sich automatisieren?
Wie sollen die verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten?
Diese Entscheidungen bestimmen, ob Ihr neues DMS die Arbeit tatsächlich vereinfacht oder lediglich das bestehende Ordnerchaos in einem anderen System nachbildet.
Mehr als die Installation einer Odoo-App
Die Installation der App „Dokumente“ ist unkompliziert.
Ein Dokumentenmanagementsystem zu gestalten, das tatsächlich zu Ihrem Unternehmen passt, ist dagegen eine anspruchsvollere Aufgabe.
Vor der Implementierung sollten Unternehmen folgende Fragen klären:
Wie sollen Dokumente strukturiert werden?
Welche Ordner und Kategorien werden benötigt?
Welche Tags sollen verwendet werden?
Wer soll auf welche Informationen zugreifen dürfen?
Welche Dokumente sollen mit welchen Odoo-Prozessen verknüpft werden?
Welche bestehenden Dokumente müssen migriert werden?
Welche Tätigkeiten lassen sich automatisieren?
Wie sollen die verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten?
Diese Entscheidungen bestimmen, ob Ihr neues DMS die Arbeit tatsächlich vereinfacht oder lediglich das bestehende Ordnerchaos in einem anderen System nachbildet.
Odoo Dokumenten Management mit der ITIS AG
Odoo Dokumenten Management mit der ITIS AG
Wir konfigurieren nicht einfach eine Dokumenten Management App. Wir gestalten die Prozesse dahinter.
Bei der ITIS AG betrachten wir das Dokumentenmanagement als Bestandteil der übergreifenden digitalen Unternehmensumgebung.
Bevor wir Odoo konfigurieren, analysieren wir, wie Dokumente aktuell durch Ihr Unternehmen fließen.
Dabei identifizieren wir:
Wo die Dokumenteher kommen
Wer diese benötigt
Welche geschäftsprozesse von ihnen abhängen
Wo manuelle Schritte reduziert werden können
Auf welchen systemen die Informationen derzeit gespeichert sind
Wo unnötige Dopplungen existieren
Which Workflowsvereinfacht werden können
Auf Grundlage dieser Analyse konfigurieren wir eine Odoo-Dokumentenumgebung, die zu Ihren tatsächlichen betrieblichen Anforderungen passt.
Wir konfigurieren nicht einfach eine Dokumenten Management App. Wir gestalten die Prozesse dahinter.
Bei der ITIS AG betrachten wir das Dokumentenmanagement als Bestandteil der übergreifenden digitalen Unternehmensumgebung.
Bevor wir Odoo konfigurieren, analysieren wir, wie Dokumente aktuell durch Ihr Unternehmen fließen.
Dabei identifizieren wir:
Wo die Dokumenteher kommen
Wer diese benötigt
Welche geschäftsprozesse von ihnen abhängen
Wo manuelle Schritte reduziert werden können
Auf welchen systemen die Informationen derzeit gespeichert sind
Wo unnötige Dopplungen existieren
Which Workflowsvereinfacht werden können
Auf Grundlage dieser Analyse konfigurieren wir eine Odoo-Dokumentenumgebung, die zu Ihren tatsächlichen betrieblichen Anforderungen passt.
Unsere Leistungen im Bereich Odoo Dokumentenmanagement
Unsere Leistungen im Bereich Odoo Dokumentenmanagement
Odoo DMS Beratung
Analyse Ihrer bestehenden Dokumentenlandschaft, Ihrer Anforderungen und Ihrer Geschäftsprozesse.
Odoo Documents Konfiguration
Einrichtung von Dokumentenstrukturen, Ordnern, Tags, Zugriffsrechten und Workflows.
Odoo Integration
Verknüpfung des Dokumentenmanagements mit relevanten Odoo-Anwendungen und Geschäftsprozessen.
Workflow Automatisierung
Identifikation und Umsetzung von Möglichkeiten zur Reduzierung wiederkehrender administrativer Aufgaben rund um Dokumente.
Odoo DMS Beratung
Analyse Ihrer bestehenden Dokumentenlandschaft, Ihrer Anforderungen und Ihrer Geschäftsprozesse.
Odoo Documents Konfiguration
Einrichtung von Dokumentenstrukturen, Ordnern, Tags, Zugriffsrechten und Workflows.
Odoo Integration
Verknüpfung des Dokumentenmanagements mit relevanten Odoo-Anwendungen und Geschäftsprozessen.
Workflow Automatisierung
Identifikation und Umsetzung von Möglichkeiten zur Reduzierung wiederkehrender administrativer Aufgaben rund um Dokumente.
Dokumenten Migration
Planung und Unterstützung bei der Überführung bestehender Unternehmensdokumente in die neue Umgebung.
Odoo-Anpassungen
Wenn die Standardfunktionen von Odoo Ihre Prozesse nicht vollständig abbilden, prüft unser Entwicklungsteam geeignete individuelle Anpassungen.
Training & Support
Wir unterstützen Ihre Mitarbeitenden dabei, die neue Dokumentenumgebung effektiv zu nutzen.
Dokumenten Migration
Planung und Unterstützung bei der Überführung bestehender Unternehmensdokumente in die neue Umgebung.
Odoo-Anpassungen
Wenn die Standardfunktionen von Odoo Ihre Prozesse nicht vollständig abbilden, prüft unser Entwicklungsteam geeignete individuelle Anpassungen.
Training & Support
Wir unterstützen Ihre Mitarbeitenden dabei, die neue Dokumentenumgebung effektiv zu nutzen.
Unser Ansatz
Unser Ansatz
1. Analyse
Wir analysieren Ihre bestehende Dokumentenstruktur, Ihre Softwarelandschaft und Ihre Arbeitsabläufe.
1. Analyse
Wir analysieren Ihre bestehende Dokumentenstruktur, Ihre Softwarelandschaft und Ihre Arbeitsabläufe.
2. Konzeption
Wir definieren, wie Dokumente, Berechtigungen, Tags und Prozesse innerhalb von Odoo strukturiert werden sollen.
2. Konzeption
Wir definieren, wie Dokumente, Berechtigungen, Tags und Prozesse innerhalb von Odoo strukturiert werden sollen.
3. Konfiguration
Wir definieren, wie Dokumente, Berechtigungen, Tags und Prozesse innerhalb von Odoo strukturiert werden sollen.
3. Konfiguration
Wir definieren, wie Dokumente, Berechtigungen, Tags und Prozesse innerhalb von Odoo strukturiert werden sollen.
4. Integration
Dokumente werden mit den relevanten Odoo-Anwendungen und Geschäftsprozessen verknüpft.
4. Integration
Dokumente werden mit den relevanten Odoo-Anwendungen und Geschäftsprozessen verknüpft.
5. Migration
Dokumente werden mit den relevanten Odoo-Anwendungen und Geschäftsprozessen verknüpft.
5. Migration
Dokumente werden mit den relevanten Odoo-Anwendungen und Geschäftsprozessen verknüpft.
6. Schulung & Optimierung
Ihre Teams lernen den Umgang mit dem System. Gleichzeitig optimieren wir die Prozesse auf Grundlage der praktischen Nutzung kontinuierlich weiter.
6. Schulung & Optimierung
Ihre Teams lernen den Umgang mit dem System. Gleichzeitig optimieren wir die Prozesse auf Grundlage der praktischen Nutzung kontinuierlich weiter.
Einen vernetzten digitalen Arbeitsplatz schaffen
Dokumentenmanagement ist häufig nur ein Teil einer größeren Herausforderung.
Unternehmen kämpfen möglicherweise auch mit voneinander getrennten Systemen und Prozessen in den Bereichen:
Einen vernetzten digitalen Arbeitsplatz schaffen
Dokumentenmanagement ist häufig nur ein Teil einer größeren Herausforderung.
Unternehmen kämpfen möglicherweise auch mit voneinander getrennten Systemen und Prozessen in den Bereichen:
CRM Systeme
ERP Prozesse
CRM Systeme
ERP Prozesse
Projektmanagement
Personalwesen
Projekt Management
HR Systeme
Buchhaltungsabläufe
Kommunikations Tools
Buchhaltungsabläufe
Kommunikations Tools
Reporting
Data sources
Reporting
Datenquellen
Anstatt jede Abteilung unabhängig voneinander zu digitalisieren, unterstützt die ITIS AG Unternehmen dabei, mit Odoo einen vernetzten digitalen Arbeitsplatz zu schaffen.
Das Ziel ist nicht, einfach weitere Software einzuführen.
Was Sie wirklich weiter bringt ist:
Weniger manueller Aufwand
Abteilungen vernetzen.
Information zentralisieren.
Transparenz verbessern.
Skalierbare digitale Prozesse kreieren.
Anstatt jede Abteilung unabhängig voneinander zu digitalisieren, unterstützt die ITIS AG Unternehmen dabei, mit Odoo einen vernetzten digitalen Arbeitsplatz zu schaffen.
Das Ziel ist nicht, einfach weitere Software einzuführen.
Was Sie wirklich weiter bringt ist:
Weniger manueller Aufwand
Abteilungen vernetzen.
Information zentralisieren.
Transparenz verbessern.
Skalierbare digitale Prozesse kreieren.
Häufige Fragen zum Odoo Dokumenten Management
Häufige Fragen zum Odoo Dokumenten Management
Odoo Dokumente ist die integrierte Dokumentenmanagement-Anwendung von Odoo. Sie ermöglicht es Unternehmen, Dokumente zentral zu speichern, zu organisieren und zu verarbeiten sowie mit relevanten Geschäftsprozessen zu verknüpfen.
Odoo kann als zentrale Plattform für die Dokumentenverwaltung dienen und klassische Dateiablagen in vielen Anwendungsfällen ergänzen oder ersetzen. Ob eine vollständige Ablösung sinnvoll ist, hängt von Ihren Anforderungen, bestehenden Systemen und Zugriffsstrukturen ab
Ja. Dokumente können mit relevanten Datensätzen und Prozessen in Odoo verknüpft werden, beispielsweise in den Bereichen Vertrieb, Buchhaltung, Einkauf, Personalwesen und Projekte. Der konkrete Funktionsumfang hängt von der Konfiguration und den eingesetzten Anwendungen ab.
Odoo Dokumente ist die integrierte Dokumentenmanagement-Anwendung von Odoo. Sie ermöglicht es Unternehmen, Dokumente zentral zu speichern, zu organisieren und zu verarbeiten sowie mit relevanten Geschäftsprozessen zu verknüpfen.
Odoo kann als zentrale Plattform für die Dokumentenverwaltung dienen und klassische Dateiablagen in vielen Anwendungsfällen ergänzen oder ersetzen. Ob eine vollständige Ablösung sinnvoll ist, hängt von Ihren Anforderungen, bestehenden Systemen und Zugriffsstrukturen ab
Ja. Dokumente können mit relevanten Datensätzen und Prozessen in Odoo verknüpft werden, beispielsweise in den Bereichen Vertrieb, Buchhaltung, Einkauf, Personalwesen und Projekte. Der konkrete Funktionsumfang hängt von der Konfiguration und den eingesetzten Anwendungen ab.
Ja. Odoo ermöglicht die Konfiguration von Zugriffsrechten, sodass der Zugriff auf Dokumente und Ordner entsprechend den jeweiligen Anforderungen und Zuständigkeiten geregelt werden kann.
Odoo unterstützt die strukturierte Organisation von Dokumenten und bietet Möglichkeiten zur Automatisierung dokumentenbezogener Abläufe. Welche Automatisierungen möglich sind, hängt von den eingesetzten Funktionen, der Konfiguration und gegebenenfalls individuellen Anpassungen ab.
Ja. Dokumente und Ordner können entsprechend der eingerichteten Berechtigungen geteilt werden. Je nach Konfiguration sind auch Freigaben über Links möglich.
Ja. Odoo ermöglicht die Konfiguration von Zugriffsrechten, sodass der Zugriff auf Dokumente und Ordner entsprechend den jeweiligen Anforderungen und Zuständigkeiten geregelt werden kann.
Odoo unterstützt die strukturierte Organisation von Dokumenten und bietet Möglichkeiten zur Automatisierung dokumentenbezogener Abläufe. Welche Automatisierungen möglich sind, hängt von den eingesetzten Funktionen, der Konfiguration und gegebenenfalls individuellen Anpassungen ab.
Ja. Dokumente und Ordner können entsprechend der eingerichteten Berechtigungen geteilt werden. Je nach Konfiguration sind auch Freigaben über Links möglich.
Odoo Dokumente unterstützt die Verwaltung von PDF-Dateien, einschließlich des Aufteilens mehrseitiger PDFs in einzelne Dokumente. Weitere Funktionen zur automatisierten Erkennung oder Verarbeitung gescannter Inhalte hängen von den eingesetzten Funktionen und Erweiterungen ab.
Ja. Die ITIS AG unterstützt Sie bei der Planung und Durchführung der Dokumentenmigration. Dabei werden die bestehende Ablage, die benötigte Zielstruktur und die Anforderungen an Zugriffsrechte und Prozesse berücksichtigt.
Ja. Wenn die Standardfunktionen Ihre Anforderungen nicht vollständig erfüllen, können individuelle Anpassungen geprüft und bei Bedarf umgesetzt werden.
Nicht zwangsläufig. Der geeignete Einsatzumfang hängt von Ihren Anforderungen und der gewünschten Integration ab. Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, welche Odoo-Anwendungen und Funktionen für Ihre Dokumentenprozesse sinnvoll sind.
Odoo Dokumente unterstützt die Verwaltung von PDF-Dateien, einschließlich des Aufteilens mehrseitiger PDFs in einzelne Dokumente. Weitere Funktionen zur automatisierten Erkennung oder Verarbeitung gescannter Inhalte hängen von den eingesetzten Funktionen und Erweiterungen ab.
Ja. Die ITIS AG unterstützt Sie bei der Planung und Durchführung der Dokumentenmigration. Dabei werden die bestehende Ablage, die benötigte Zielstruktur und die Anforderungen an Zugriffsrechte und Prozesse berücksichtigt.
Ja. Wenn die Standardfunktionen Ihre Anforderungen nicht vollständig erfüllen, können individuelle Anpassungen geprüft und bei Bedarf umgesetzt werden.
Nicht zwangsläufig. Der geeignete Einsatzumfang hängt von Ihren Anforderungen und der gewünschten Integration ab. Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, welche Odoo-Anwendungen und Funktionen für Ihre Dokumentenprozesse sinnvoll sind.
Verwandeln Sie Ihre Dokumente in vernetzte Geschäftsprozesse
Ihr Unternehmen benötigt nicht einfach einen weiteren Speicherort für Dateien.
Es benötigt eine bessere Möglichkeit, mit Informationen zu arbeiten.
Mit Odoo Dokumentenmanagement werden Dokumente Teil einer vernetzten ERP-Umgebung, anstatt isoliert in Ordnern, E-Mail-Postfächern und einzelnen Abteilungen zu liegen.
Die ITIS AG unterstützt Sie dabei, die passende Odoo-Dokumentenmanagementlösung für Ihr Unternehmen zu analysieren, zu implementieren und kontinuierlich zu optimieren.
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Odoo Dokumenten Management Demo
Verwandeln Sie Ihre Dokumente in vernetzte Geschäftsprozesse
Ihr Unternehmen benötigt nicht einfach einen weiteren Speicherort für Dateien.
Es benötigt eine bessere Möglichkeit, mit Informationen zu arbeiten.
Mit Odoo Dokumentenmanagement werden Dokumente Teil einer vernetzten ERP-Umgebung, anstatt isoliert in Ordnern, E-Mail-Postfächern und einzelnen Abteilungen zu liegen.
Die ITIS AG unterstützt Sie dabei, die passende Odoo-Dokumentenmanagementlösung für Ihr Unternehmen zu analysieren, zu implementieren und kontinuierlich zu optimieren.
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